Roza doet het strak en compact

Zoals veel bedrijven in de bouw- en onderhoudsbranche zoekt ook vastgoedonderhoudsbedrijf Roza uit Culemborg naar manieren om zo efficiënt mogelijk te werken. Met een beetje hulp van de juiste ICT komt het familiebedrijf een heel eind. Directeur-eigenaar Egbert Roza over innovatie, de angst voor resultaatgericht samenwerken en het afscheid van de papieren weekstaat. De geschiedenis van Roza begint in 1937 als opa Jan een schildersbedrijfje begint. Vanaf 1953 richt het bedrijf zich voornamelijk op schilderwerk voor de sociale woningbouw en vanaf 2001 verzorgt het ook al het voorkomende glas- en timmerwerk aan de woningen.

Onderscheiden bij opdrachtgevers

Egbert Roza: “De werkelijk toegevoegde waarde van ons bedrijf is natuurlijk die vakman die zijn werk staat te doen. Alles daaromheen moet zo strak en compact mogelijk georganiseerd worden. Dat doen wij door al aan de basis – dus bij die vakman – zoveel mogelijk vast te leggen. Zo gebruiken we sinds kort de Meerwerk App – een app die meerwerk tijdens onderhoudsprojecten registreert. Voorheen maakten we nog tekeningen die op locatie ingekleurd moesten worden, wat er al met al niet heel fraai en presentabel uitzag. Ook moesten we de gegevens daarna nog in Excel kloppen om de kosten te berekenen. Via de app komen alle benodigde gegevens én foto’s nu rechtstreeks in ons ERP-systeem ALERT van Centric, wat ons op jaarbasis al gauw een halve fte scheelt. En – belangrijker – we onderscheiden ons er echt mee bij opdrachtgevers; het maakt het proces transparant en levert realtime informatie.”

Niet innoveren betekent de boot missen

Gevraagd naar zijn visie op innovatie in de bouw is Roza stellig. “We moeten stoppen met erover te praten, we moeten het gewoon gaan doen. Niet innoveren betekent uiteindelijk toch dat je opdrachten misloopt. Steeds meer opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld om het VGO-keur. Kun je daar niet aan voldoen, dan mis je de boot. Wat je ook ziet, is dat rollen verschuiven. Opdrachtgevers  – in ons geval Utrechtse woningcorporaties – willen ontzorgd worden en hun inbreng in het hele onderhoudsproces beperken tot de regierol. Zo is bij corporatie Portaal, een van onze grote opdrachtgevers, de hele opzichterslaag verdwenen en werken er nu alleen nog projectleiders. Zij proberen – net als wij – met zo min mogelijk mensen zoveel mogelijk werk te verzetten. Dan is het aan ons als onderhoudsbedrijf om te laten zien dat we er klaar voor zijn.”

Resultaatgericht samenwerken

De nieuwe relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers heeft zich vertaald in een andere manier van samenwerken: Resultaatgericht samenwerken (RGS). Roza: “Daar liggen echt de kansen voor de toekomst. Maar we merken dat nog niet iedereen er klaar voor is. Het grootste bezwaar tegen resultaatgericht samenwerken is dat de concurrentie weg zou vallen; je gaat immers een langdurige relatie aan met één partij. En dan zul je wel de hoofdprijs betalen, zo is het idee. Maar niets is minder waar. Als je de onderhoudskosten van een RGS-woning afzet tegen die van traditioneel aanbesteed onderhoud, dan ben je met RGS op de langere termijn altijd voordeliger uit. Sommige opdrachtgevers denken slim te zijn door werk uit te besteden tegen het prijsniveau van 2008. Dat lijkt leuk, totdat je er na zes jaar achter komt dat – ik noem maar iets – de toplaag onthecht door een slechte voorbehandeling van de ondergrond. De lage prijs die voor de werkzaamheden betaald is, heeft dan alsnog een hoge prijs. Met RGS is dit de verantwoordelijkheid van het bedrijf en wordt het gewoon opgelost. Het gaat daarbij niet om de laagste prijs nu, maar om de laagste kosten op de lange termijn ofwel TCO (Total Cost of Ownership).

Niet meer sjouwen met papier

Naast de Meerwerk App maakt Roza sinds kort ook gebruik van de Uren App. Roza: “De jongens kunnen zelf hun uren invoeren op een vooraf geselecteerd lijstje met de juiste codes. Daarna is het alleen nog maar een kwestie van controleren en doorboeken. Een groot voordeel is natuurlijk ook dat er niet meer met papier gesjouwd hoeft te worden. Voorheen werd er op vrijdagmiddag of maandagochtend altijd een rondje gemaakt om de papieren weekstaten op te halen; nu we dat proces hebben gedigitaliseerd, hoeft dat niet meer.”

Processen sluiten goed aan

Voor hun meerjarenplanning maakt Roza gebruik van O-Prognose van Plandatis. “Zo maken we voor de opdrachtgever inzichtelijk wat de kosten op de lange termijn zullen zijn. Het programma is verder gekoppeld aan NEN 2767, de standaard voor het meten van de technische kwaliteit van bouw- en installatiedelen. De raming uit O-Prognose kunnen we importeren in ALERT, waar we een calculatie met meerjarenbegroting kunnen opbouwen die weer één op één aansluit op onze raming in O-Prognose. Voorheen maakten we een begroting in Excel. Veranderde daar iets in – de kozijnen gaan bijvoorbeeld vervangen worden in jaar drie in plaats van jaar twee – dan moesten we dat handmatig in alle systemen aanpassen. Met O-Prognose en ALERT wordt dat allemaal automatisch bijgewerkt. Het was een mooie verrassing dat Centric en Plandatis zijn gaan samenwerken. Een goed initiatief dat ervoor zorgt dat de processen goed op elkaar blijven aansluiten. Digitalisering is in onze branche heel belangrijk. Zeker nu het aantal vaklieden in onze branche sterk terugloopt, moeten we de capaciteit die we hebben goed kunnen inzetten.”

Waar komen de toppers bovendrijven? Vijf tips!

klant

  Hoe  komt het toch dat sommige bedrijven in de bouw het beter doen dan andere? Ze hebben meer opdrachten, minder last van concurrentie en alles lijkt vanzelf te gaan. We herkennen de bedrijven vaak wel, maar wat doen ze anders en beter?

In Nederland zijn 145.000 bedrijven werkzaam in de bouwnijverheid. Ruim 80% van die bedrijven is een zzp-onderneming, oftewel een eenmanszaak. Zie jezelf tussen die andere 144.999 bedrijven maar eens te profileren!

1. Online zoektocht

Bijna alle klanten beginnen hun zoektocht online. Even googelen, en ze hebben de informatie die ze zoeken – over laten we zeggen, nieuwe kozijnen – gevonden. En niet alleen dat, ze zien meteen welk bedrijf die informatie online heeft gezet. Het eerste contact is gelegd! Zorg dus dat je je kennis over je vakgebied gaat delen, want dát is de link naar jouw bedrijf. Doe dit via social media, blogs of whitepapers. Ook een ontevreden klant van de concurrent zoekt naar informatie en komt uit bij degene die zijn kennis goed etaleert. Want wees nou eerlijk, zelf heb je toch ook meer vertrouwen in een bedrijf met goede referenties en de juiste vakkennis?

2. Groeien door te delen

We herkennen ze allemaal: collega’s die kennis het liefst voor zichzelf houden of opdrachtgevers die alles blijven controleren omdat ze je niet vertrouwen. Maar zakendoen draait om openheid en eerlijkheid. Door jouw kennis en informatie te delen, kun je samen met anderen weer tot nieuwe ideeën komen. Groei door te delen – het is de sleutel voor het succes van een bedrijf en zijn medewerkers. (Inspiratie opdoen? Kijk eens op Lessen in Leiderschap.)

Maar hoe doe je dat, groeien door te delen? De juiste ICT-middelen zijn essentieel. Met SharePoint DMS kun je alle informatie van een project (correspondentie zoals brieven, tekeningen, foto’s, e-mails) eenvoudig opslaan. Door er metadata (zoekcriteria) er aan toe te voegen, kan alle informatie daarna ook snel en eenvoudig worden teruggevonden. Ook kun je een SharePoint Projectportaal openen met een projectdossier waar alle betrokken partijen de informatie kunnen inzien, bewerken of delen.

3. Richt je op de klant in plaats van op het product

Veel bedrijven stellen nog steeds niet de klant echt centraal. Wat wil mijn klant, waar ligt hij wakker van en wat kan ik eraan doen om hem te helpen? Nog te vaak geven ze de klant klakkeloos waar hij om vraagt, zonder zich af te vragen of hij er daadwerkelijk mee geholpen is – ze richten zich vooral op de eigen producten en diensten. Een gemiste kans!

Neem nu een woningcorporatie. Die moet bezuinigen, maar wil ook tevreden huurders. Nieuwe concepten zoals het overnemen van het callcenter door het vastgoedonderhoudsbedrijf zorgt voor hogere tevredenheid bij huurders door een grotere bereikbaarheid, betere vakkennis, heldere afspraken en dus uiteindelijk ook lagere kosten voor beide partijen. Een andere vorm van dienstverlening die uiteindelijk zorgt voor verbetering van de totale omzet.

4. Gebrekkige gegevensuitwisseling en communicatie

Nog steeds ontstaan er onnodige faalkosten door onjuiste informatie tussen de bouwpartners. We herkennen het allemaal: niet het juiste document bijgewerkt, verkeerde versie verstuurd, geen goede informatie over het projectteam… Allemaal faalkosten die in deze tijd absoluut onnodig zijn. En in plaats van te blijven roepen hoe slecht de prijzen/marges zijn, zouden veel bedrijven de hand ook eens in eigen boezem kunnen steken.

5. Customer engagement: klantenbinding via interactie

Stel de klant centraal! Nu denkt u misschien: dat doen we al jaren. Dat kan, want al jarenlang passeren verschillende invalshoeken de revue: van de juiste mix van product, prijs, promotie of distributie naar klantgerichtheid. Later boog dat meer af naar klantbeleving of klantperceptie waar het ging om emoties en persoonlijke beleving. De verandering naarcustomer engagement zal nu, maar zeker in de toekomst zorgen dat interactie de sleutel is tot succes. Klantinteractie zal een cruciale rol vervullen om het juiste gebruik van producten en diensten door consumenten en bedrijven te stimuleren: ‘Zo haalt u het meeste uit uw onderhoudsabonnement’, ‘Dit kunt u doen om uw energieverbruik te verlagen’. Van daaruit kunnen bedrijven het sentiment van klanten positief beïnvloeden en óók de betrokkenheid verhogen. Dus meedenken met de klant en actief reageren zal het verschil gaan maken!

 

IMG peter

Peter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

Verzuipen of structureren?

De wereldwijd opgeslagen informatie verdubbeld op dit moment elke twee jaar en dit zal volgens onderzoek van EMC in het rapport ‘Digital Universe’ de komende jaren vertienvoudigen. Bedrijven hebben te maken met een explosieve groei van digitale projectdossiers met documenten, foto’s, e-mails, facturen, tekeningen en andere informatie.

verzuipen

Gestructureerde en ongestructureerde data

We kunnen de data opdelen in gestructureerde data waar herkenbare componenten inzitten zoals bij een recept, factuur, offerte, et cetera. Daarnaast is er ook een grote hoeveelheid ongestructureerde data zoals SMSjes, videobestanden, social media waar niet of nauwelijks metadata aan is toegevoegd. Metadata zijn gegevens die de karakteristieken van bepaalde gegevens beschrijven waarmee u ze ook snel kunt terug vinden. Volgens CIBC is 80% van de data wereldwijd ongestructureerd. De data kan worden geproduceerd door mensen of machines (Internet of Things). Een onderzoek van Cisco wijst uit dat alleen al de mobiele data in 2013 twaalf keer zo groot was als de omvang van het gehele internet in het jaar 2000.

grafiek data

Slecht voorbereid

Wat moet u nu met deze informatie? Ongetwijfeld is bij u alles op orde maar veel bedrijven zijn niet goed voorbereid om de digitale documenten en informatie goed op te ruimen. In veel gevallen is er slechts een mappen structuur per project op de server die wordt gekopieerd bij nieuwe projecten. Bij een beperkte hoeveelheid documenten geen probleem maar dat wordt het wel als de hoeveelheid documenten en informatie blijft groeien.

Verborgen kosten

Het zoeken naar een document of email, het versturen van een verkeerde versie van een contract, geen compleet projectdossier kunnen samenstellen, geen standaardisatie in werkprocessen, et cetera zijn verborgen kosten die behoorlijk oplopen. Tevens zorgt het niet op orde hebben van uw digitale documenten en informatie voor ergernis bij uw medewerkers, management of erger nog, bij uw klanten.

Gestructureerd werken

De toename van data eist dat we gestructureerd gaan werken. ICT middelen zoals SharePoint met een standaard brancheoplossing voor document management en procesflow zijn ideaal om uw werkprocessen in uw organisatie te  uniformeren en standaardiseren. Het toevoegen van metadata zorgt dat u snel de juiste informatie kunt terugvinden. De centraal opgeslagen documenten en informatie zijn benaderbaar uit verschillende invalshoeken: het project zoals calculatie of inkoop, het werkgebied zoals afdeling of team, het proces zoals projectprocessen of KAM afspraken en derden zoals een opdrachtgever of onderaannemer.

Delen in de (keten)samenwerking

In de stap naar (keten)samenwerking is het essentieel om projectdossiers en informatie met elkaar te delen. Steeds meer bedrijven willen projectdossier en bijbehorende informatie beschikbaar stellen aan opdrachtgevers en andere ketenpartners. Altijd gebruik kunnen maken van de juiste informatie en documenten met de laatste versie. Tevens biedt het de mogelijkheid om buitenmedewerkers bijvoorbeeld op een bouwplaats, documenten of informatie, 24 uur per dag 7 dagen per week op te vragen of te delen maar ook om logistieke gegevens te kunnen bekijken.

Centraal projectdossier

Een projectportaal is een ideale mogelijkheid om uw projectdossier centraal te delen met interne medewerkers, leveranciers, opdrachtgevers en  onderaannemers. Een portaal is na creatie direct klaar voor gebruik en wereldwijd benaderbaar via een webbrowser. Alle (project)informatie is via één plek toegankelijk. Iedereen beschikt over de actuele informatie en de juiste versie van documenten.

reddingsboei

Kosten gaan voor de baten

Ik hoor u al denken! Het gaat weer geld kosten. Klopt, maar ICT wordt in Nederland vaak gezien als kostenpost terwijl u juist met ICT de rendementen van uw organisatie kunt verbeteren. Kosten gaan voor de baten! De veranderingen in de markt eisen echter dat u anders moet gaan acteren. Uw medewerkers worden flexibeler ingezet, informatie moet sneller beschikbaar zijn, de verwachting van de opdrachtgever wordt steeds hoger ofwel extreem klantgericht ofwel in nieuw marketing termen: Customer Engagement. De ene marketinggoeroe noemt het Customer Centricity, een ander noemt het Customer Experience en een derde noemt het Customer Engagement. Het uitgangspunt is in elk geval: stel de klant centraal in de bedrijfsvoering.

 

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

Meerwerk (houtrot) app vervangt papieren werkbon!

Vooral schildSAMSUNGers en vastgoedonderhoudsbedrijven hebben te maken met meerwerk zoals houtrot wat moet worden geregistreerd. Tot mijn verbazing wordt hiervoor nog vaak een papieren meerwerk bon gebruikt…

 

Gevolg, veel extra werk om rapportage te maken voor facturatie en informatie richting de opdrachtgever. Zelfs zoek raken van bonnen behoort tot de mogelijkheden. Raar, want u laat uw vrouw toch ook niet strijken met een bout die op het gas moet worden verwarmt. Innovatie komt niet vanzelf, je moet er in investeren!

Slimme meerwerk app

Met een meerwerk app kunnen de hoeveelheden van uitgevoerde meerwerkposten, bijvoorbeeld houtrotreparaties,  of-line geregistreerd worden op een SmartPhone. Op een zelf te kiezen moment kunnen de registraties naar kantoor verstuurd worden. Per meerwerkpost kan aanvullend de meetplaats en locatieaanduiding worden aangegeven. Meetplaatsen kunnen daarbij individuele adressen zijn, maar ook bijvoorbeeld blokken, woningtypes et cetera. Tijdens en na uitvoeren van de werkzaamheden kunnen er ook foto’s worden gemaakt met de app. De app registreert automatisch bij welke meerwerkpost, meetplaats of locatie de foto hoort.

Zodra er een internetverbinding wordt gemaakt kunnen de gegevens naar kantoor worden verstuurd. De gegevens worden automatisch bij het juiste project in mappen opgeslagen waardoor er een projectdossier ontstaat.

Informatie naar de opdrachtgever

Uiteraard verwacht de opdrachtgever een opgave van het meerwerk. Op welke locatie is welk type meerwerk uitgevoerd. Met de papieren meerwerkbonnen is dat een hoop telwerk en zoekwerk om alle gegevens bij elkaar te harken en te combineren met de afgesproken prijzen uit het contract. Met een geïntegreerde software kunt u eenvoudig met een druk op de knop alle informatie uit het dossier halen en rapporteren.

Snelle facturatie!

Door de automatische dossiervorming kan er sneller worden gefactureerd en worden er geen meerwerk posten vergeten. Uiteindelijk ontstaat er een betere cash flow op uw projecten.

Ervaring uit de praktijk

Egbert Roza, directeur Roza Vastgoedonderhoud: “De werkelijk toegevoegde waarde van ons bedrijf is natuurlijk die vakman die zijn werk staat te doen. Alles daaromheen moet zo strak en compact mogelijk georganiseerd worden. Dat doen wij door al aan de basis – dus bij die vakman – zoveel mogelijk vast te leggen. Zo gebruiken we sinds kort de Meerwerk App – een app die meerwerk tijdens onderhoudsprojecten registreert. Voorheen maakten we nog tekeningen die op locatie ingekleurd moesten worden, wat er al met al niet heel fraai en presentabel uitzag. Ook moesten we de gegevens daarna nog in Excel kloppen om de kosten te berekenen. Via de app komen alle benodigde gegevens én foto’s nu rechtstreeks in ons ERP-systeem ALERT van Centric, wat ons op jaarbasis al gauw een halve fte scheelt. En – belangrijker – we onderscheiden ons er echt mee bij opdrachtgevers; het maakt het proces transparant en levert realtime informatie.” Lees het complete interview met Egbert bij testmonials

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

 

Creëren, beheren en uitvoeren in vastgoedonderhoud


markthalCentraal thema daarbij is, vanuit een BIM-model, data opnieuw te gebruiken in een MJOP en ERP door het koppelen van andere systemen volgens het proces: Creëren, Beheren en Uitvoeren.

 

Drie partijen hebben daarbij de handen ineen geslagen om daar een gesloten workflow voor te ontwikkelen:

  • Creëren via BIM en Autodesk Revit door CAD & Company
  • Beheren via een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) in O-Prognose van Plandatis
  • Uitvoeren via het calculeren en opstellen van scenario’s in Alert (ERP)  van Centric.

Expertise van vastgoedonderhoudsbedrijven

Opdrachtgevers zoals corporaties maken steeds vaker gebruik van de expertise van vastgoedonderhoudsbedrijven. Van het digitaliseren van het vastgoed tot het maken van een MeerJaren OnderhoudsPlanning (MJOP) en een gedetailleerde meerjarenbegroting. (MJOB) voor de uitvoering. Een goede samenwerking is dus essentieel!

Hoe werkt het…

De koppeling van Autodesk Revit met O-Prognose is erop gebaseerd, dat elementen met gegevens zoals materiaalsoort, locatie en hoeveelheden met onderbouwing vanuit Revit in O-Prognose worden ingelezen. Op basis van de unieke Nl-SfB code worden in O-Prognose automatisch de onderhoudshandelingen met normkosten en cyclustijden hieraan gekoppeld en wordt zo direct een MJOP gegenereerd. Indien daarnaast ook een inspectie wordt uitgevoerd, kunnen ook de inspectieresultaten zoals conditiemeting en foto’s daaraan worden gekoppeld.

De resultaten daarvan kunnen worden geëxporteerd naar Autodesk Navisworks. Hiermee kunnen de onderhoudsgegevens zoals Conditie en Jaar van onderhoud in 3D getoond worden. Complexe gebreken kunnen zo goed worden beoordeeld en het wordt meteen inzichtelijk wie  verantwoordelijk is voor welk deel van het onderhoud.

De raming van de kosten kan worden geëxporteerd naar het ERP systeem ALERT, waar een uitvoeringsbegroting kan worden gemaakt met scenario’s en een meerjarenbegroting. Alle processen van relatiebeheer, resultaatgericht samenwerken en calculatie tot projectbewaking en nazorg zijn geïntegreerd in het ERP systeem ALERT.

 

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu