Elektronische factuurverwerking, zin of onzin?

Veel bedrijven kijken nog sceptisch aan tegen het elektronisch verwerken van facturen. Raar eigenlijk, want er kunnen veel kosten mee worden bespaard.

E-factureren is de toekomst: het is sneller, gemakkelijker, nauwkeuriger en scheelt ondernemers veel verwerkingskosten.

Overheid stelt elektronisch factureren verplicht

De overheid verplicht u per 1 januari 2017 om uw facturen elektronisch aan te leveren. Hier geldt waarschijnlijk: is er eenmaal één schaap over de dam, dan volgen er meer. De verwachting is namelijk dat ook andere instanties en opdrachtgevers op korte termijn e-factureren verplicht gaan stellen. Logisch, want het levert een grote besparing op. Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat als Nederland versneld overstapt op e-factureren, bedrijven op termijn jaarlijks 1,2 miljard euro besparen. Bent u er al klaar voor?

Verspilling van papier en tijd

Het tijdperk van de papieren factuur ligt achter ons en de meeste bedrijven ontvangen hun facturen al per e-mail in pdf-formaat. Naast de pdf is er bovendien een standaard uitwisselingsformaat op basis van XML voor e-facturen in de bouw. Ketenstandaard, voorheen Sales in de Bouw, staat daarvoor garant. Het mag dan ook duidelijk zijn: de handmatige verwerking van de papieren factuur heeft zijn langste tijd gehad. Toch, wat schetst mijn verbazing? Veel bedrijven printen hun digitale facturen nog steeds, om ze vervolgens handmatig in te boeken en goed te keuren in de organisatie. Jammer, en een onnodige verspilling van papier en tijd.

Elimineren van het handmatig boeken

Als dit soort handmatige handelingen worden geminimaliseerd, levert dat flinke besparing op. Zeker bij grotere hoeveelheden facturen. Een snelle berekening: de gemiddelde verwerkingstijd van een factuur is zo’n 8 minuten, keer een gemiddelde factor twee voor het opzoeken van bijbehorende documenten. Bij 5.000 facturen, praten we dus over ongeveer 80.000 minuten – ongeveer 1 fte! Door e-facturen automatisch te importeren, elimineert u dit soort handmatige boekingen en bespaart u dus enorm veel tijd. Natuurlijk blijft een snelle controle van facturen bestaan, maar desalniettemin spreken deze cijfers voor zich.

Word niet het laatste schaap over de dam

Toegegeven: het overstappen op e-factureren kost tijd en vraagt afstemming met uw ketenpartners. Toch mag dat geen reden zijn om het niet te doen. Het is uiteindelijk efficiënter, minder foutgevoelig en levert veel rendement op. Stap op tijd over en word niet het laatste schaap dat over de dam komt.

Meer weten of een praktijkverhaal lezen?

Wilt u meer weten over mogelijkheden van e-factureren? Lees ook het praktijkvoorbeeld van Van Wijk Vastgoedonderhoud lezen om te ontdekken hoe het elektronisch verwerken van facturen in de praktijk gaat. Of neem gerust contact met mij op voor een demonstratie van e-factureren met ALERT, het ERP-systeem van Centric voor bouw- en onderhoudsbedrijven.

Peter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

Eens verder praten, M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu