Roza doet het strak en compact

Zoals veel bedrijven in de bouw- en onderhoudsbranche zoekt ook vastgoedonderhoudsbedrijf Roza uit Culemborg naar manieren om zo efficiënt mogelijk te werken. Met een beetje hulp van de juiste ICT komt het familiebedrijf een heel eind. Directeur-eigenaar Egbert Roza over innovatie, de angst voor resultaatgericht samenwerken en het afscheid van de papieren weekstaat. De geschiedenis van Roza begint in 1937 als opa Jan een schildersbedrijfje begint. Vanaf 1953 richt het bedrijf zich voornamelijk op schilderwerk voor de sociale woningbouw en vanaf 2001 verzorgt het ook al het voorkomende glas- en timmerwerk aan de woningen.

Onderscheiden bij opdrachtgevers

Egbert Roza: “De werkelijk toegevoegde waarde van ons bedrijf is natuurlijk die vakman die zijn werk staat te doen. Alles daaromheen moet zo strak en compact mogelijk georganiseerd worden. Dat doen wij door al aan de basis – dus bij die vakman – zoveel mogelijk vast te leggen. Zo gebruiken we sinds kort de Meerwerk App – een app die meerwerk tijdens onderhoudsprojecten registreert. Voorheen maakten we nog tekeningen die op locatie ingekleurd moesten worden, wat er al met al niet heel fraai en presentabel uitzag. Ook moesten we de gegevens daarna nog in Excel kloppen om de kosten te berekenen. Via de app komen alle benodigde gegevens én foto’s nu rechtstreeks in ons ERP-systeem ALERT van Centric, wat ons op jaarbasis al gauw een halve fte scheelt. En – belangrijker – we onderscheiden ons er echt mee bij opdrachtgevers; het maakt het proces transparant en levert realtime informatie.”

Niet innoveren betekent de boot missen

Gevraagd naar zijn visie op innovatie in de bouw is Roza stellig. “We moeten stoppen met erover te praten, we moeten het gewoon gaan doen. Niet innoveren betekent uiteindelijk toch dat je opdrachten misloopt. Steeds meer opdrachtgevers vragen bijvoorbeeld om het VGO-keur. Kun je daar niet aan voldoen, dan mis je de boot. Wat je ook ziet, is dat rollen verschuiven. Opdrachtgevers  – in ons geval Utrechtse woningcorporaties – willen ontzorgd worden en hun inbreng in het hele onderhoudsproces beperken tot de regierol. Zo is bij corporatie Portaal, een van onze grote opdrachtgevers, de hele opzichterslaag verdwenen en werken er nu alleen nog projectleiders. Zij proberen – net als wij – met zo min mogelijk mensen zoveel mogelijk werk te verzetten. Dan is het aan ons als onderhoudsbedrijf om te laten zien dat we er klaar voor zijn.”

Resultaatgericht samenwerken

De nieuwe relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers heeft zich vertaald in een andere manier van samenwerken: Resultaatgericht samenwerken (RGS). Roza: “Daar liggen echt de kansen voor de toekomst. Maar we merken dat nog niet iedereen er klaar voor is. Het grootste bezwaar tegen resultaatgericht samenwerken is dat de concurrentie weg zou vallen; je gaat immers een langdurige relatie aan met één partij. En dan zul je wel de hoofdprijs betalen, zo is het idee. Maar niets is minder waar. Als je de onderhoudskosten van een RGS-woning afzet tegen die van traditioneel aanbesteed onderhoud, dan ben je met RGS op de langere termijn altijd voordeliger uit. Sommige opdrachtgevers denken slim te zijn door werk uit te besteden tegen het prijsniveau van 2008. Dat lijkt leuk, totdat je er na zes jaar achter komt dat – ik noem maar iets – de toplaag onthecht door een slechte voorbehandeling van de ondergrond. De lage prijs die voor de werkzaamheden betaald is, heeft dan alsnog een hoge prijs. Met RGS is dit de verantwoordelijkheid van het bedrijf en wordt het gewoon opgelost. Het gaat daarbij niet om de laagste prijs nu, maar om de laagste kosten op de lange termijn ofwel TCO (Total Cost of Ownership).

Niet meer sjouwen met papier

Naast de Meerwerk App maakt Roza sinds kort ook gebruik van de Uren App. Roza: “De jongens kunnen zelf hun uren invoeren op een vooraf geselecteerd lijstje met de juiste codes. Daarna is het alleen nog maar een kwestie van controleren en doorboeken. Een groot voordeel is natuurlijk ook dat er niet meer met papier gesjouwd hoeft te worden. Voorheen werd er op vrijdagmiddag of maandagochtend altijd een rondje gemaakt om de papieren weekstaten op te halen; nu we dat proces hebben gedigitaliseerd, hoeft dat niet meer.”

Processen sluiten goed aan

Voor hun meerjarenplanning maakt Roza gebruik van O-Prognose van Plandatis. “Zo maken we voor de opdrachtgever inzichtelijk wat de kosten op de lange termijn zullen zijn. Het programma is verder gekoppeld aan NEN 2767, de standaard voor het meten van de technische kwaliteit van bouw- en installatiedelen. De raming uit O-Prognose kunnen we importeren in ALERT, waar we een calculatie met meerjarenbegroting kunnen opbouwen die weer één op één aansluit op onze raming in O-Prognose. Voorheen maakten we een begroting in Excel. Veranderde daar iets in – de kozijnen gaan bijvoorbeeld vervangen worden in jaar drie in plaats van jaar twee – dan moesten we dat handmatig in alle systemen aanpassen. Met O-Prognose en ALERT wordt dat allemaal automatisch bijgewerkt. Het was een mooie verrassing dat Centric en Plandatis zijn gaan samenwerken. Een goed initiatief dat ervoor zorgt dat de processen goed op elkaar blijven aansluiten. Digitalisering is in onze branche heel belangrijk. Zeker nu het aantal vaklieden in onze branche sterk terugloopt, moeten we de capaciteit die we hebben goed kunnen inzetten.”