Nieuwe kansen in dagelijks onderhoud!

Green sprout on white background (isolated).

Opdrachtgevers besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven met nieuwe verdienmodellen.

Opdrachtgevers zoals VVE’s, woningcorporaties of andere vastgoedbeheerders besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven. In tegenstelling tot het verleden gaan opdrachtgevers terug in het aantal onderhoudsbedrijven. Minder bedrijven die meer doen is het motto! Strengere selectie criteria om te voldoen aan de klantgerichtheid die de opdrachtgever wil uitstralen.

Geen tijd voor veranderingen 

Het dagelijks onderhoud is een professionele bezigheid en geen gatenvuller naast de grote projecten. Helaas proberen veel bedrijven toch nog op deze wijze te blijven acteren. Resultaat, opdrachten lopen terug of men valt buiten de selectie. Een belangrijke oorzaak is het niet op tijd anticiperen op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.

Nieuwe verdienmodellen

De woningcorporaties moeten bezuinigen en gaan steeds meer terug naar hun corebusiness, het faciliteren van sociale huurwoningen. Voor de onderhoudsbedrijven een uitstekende kans om diensten aan te bieden die de woningcorporatie helpen zich nog beter te profileren. Het terugdringen van kosten, verhogen van de klanttevredenheid en overnemen van taken in de dienstverlening rond de bewoner.

Intake servicemelding door aannemer

Huipen Vastgoedonderhoud uit Heemskerk en GrausBouw uit Hoensbroek zijn een stapje verder gegaan in hun dienstverlening. Beide hebben ze een callcenter ingericht met vakkundige medewerkers.   Deze nemen de telefonische servicemeldingen van de bewoner aan voor de woningcorporaties Woon op Maat en Wonen Limburg. Door het beter inschatten van de melding kunnen kosten worden bespaard en kan er tevens direct een uitvoeringsdatum worden gepland. Een extra service omdat de meldingen nu ook in de avond kunnen worden aangenomen. Dus verbreding van de service naar de bewoner.

Link naar testimonia Huipen Vastgoedonderhoud en GrausBouw

Beter geïnformeerd

De opdrachtgever wordt geïnformeerd over de meldingen, type werk en planningen
middels een internet portal. De corporatie is dus altijd real time op de hoogte van alle informatie en kan eventueel zelf nog een service opdracht aanmelden. Een extra dimensie is wel de management informatie die wordt aangeboden via de portal. Per huis, blok, straat of wijk het aantal meldingen, type werkzaamheden, tijd tussen melding en reparatie, klanttevredenheid, et cetera. KPI’s die de resultaten tonen per periode. Commercieel ook interessant bij nieuwe opdrachtgevers die willen weten hoe u acteert.

Kostenbesparing en hogere klanttevredenheid

Met een werkbon app op een tablet wordt de registratie van gewerkte uren, gebruikte
materialen en eventuele foto’s vastgelegd en on-line verstuurd naar kantoor van het onderhoudsbedrijf. Ideaal, want ook de klanttevredenheid kan direct worden vastgelegd bij ondertekening van de bewoner. Ook geen problemen meer met zoekraken van werkbonnen!

Samenwerken met onderaannemers

Als gecontracteerde partij voor een opdrachtgever kan je niet altijd alles zelf uitvoeren. Daardoor gaat er vaak veel fout in de afstemming. Zorg voor heldere aansturing via een onderaannemersportal waar alle opdrachten voor elke partij inzichtelijk zijn. Snel en real-time informatie over de werkzaamheden, calculatie, foto’s en datum gereed. Ook de gereedmelding zelf loopt via de portal zodat snelle facturering of afhandeling mogelijk is.

Integratie met ERP systeem opdrachtgever

Bij grote hoeveelheden serviceopdrachten is het mogelijk om deze via een bestand (XML) te importeren. Vaak is er dan ook besloten om de gegevens van het woningbezit van de corporatie te delen met het onderhoudsbedrijf om efficiënter te kunnen rapporteren. Uiteraard kan ook via web services de gegevens real-time worden gedeeld. Met statussen zoals ontvangen opdracht, geplande opdracht, wacht op …, te factureren, et cetera kunt u zeer eenvoudig en snel een selectie maken uit alle duizenden opdrachten. Ook is het mogelijk de standaard koppeling te gebruiken die door de VERA Stichting is vastgesteld.

Bewoner of gebouwbeheerder zelf meldingen laten doen

Steeds vaker willen bewoners of gebouwbeheerders zelf de melding doen via een internetportal of tablet. Het grote voordeel is dat op locatie direct een beschrijving van de
serviceopdracht kan worden gemaakt met eventuele foto’s. Door de real-line verbinding kan op kantoor van het onderhoudsbedrijf de planner direct de serviceopdracht aan een werknemer door sturen. Deze ontvangt op de tablet de melding en kan de reparatie uitvoeren op het afgesproken tijdstip. De bewoner of gebouwbeheerder ontvangt een SMS bericht over de afspraak.

Prestatie contracten

Ook in het dagelijks onderhoud worden steeds vaker prestatie contracten afgesproken. Vaste jaar prijzen voor het dagelijks onderhoud van een bepaalde hoeveelheid woningen. Voor een vast bedrag per jaar wordt het dagelijks onderhoud uitgevoerd. De uitgangspunten worden nauwkeurig bewaakt om eventuele afwijkingen te verrekenen. Deze resultaatgerichte afspraken besparen veel onnodige kosten zoals tienduizenden facturen per jaar maar dwingt ook af tot een betere service. Het onderhoudsbedrijf kan per bezoek veel efficiënter meerdere reparaties uitvoeren zoals een lekkende kraan maar ook gelijk de knellende deur repareren. Klanttevredenheid gaat omhoog, de kosten dalen en de marge stijgt.

ALERT voor vastgoedonderhoudsbedrijven

De juiste ICT middelen helpen u de ketenintegratie tussen de aannemer en woningcorporatie te optimaliseren. Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Centric u kan bieden voor optimale ketenintegratie bij dagelijks onderhoud?

Bel of mail mij, M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

 

Hoe ondersteun je het volledige onderhoudsproces?

Onderhoudsbedrijven nemen steeds vaker het volledige onderhoudsproces over voor hun opdrachtgevers. Een uitstekende administratie is hierbij cruciaal.

bouwcartoon2ALERT helpt onderhoudsbedrijven bij de registratie, verwerking en rapportage van alle servicemeldingen. Zodra deze binnenkomen via de telefonische servicedesk, e-mail of door bestandsuitwisseling, registreert ALERT de meldingen op het juiste object. Hierdoor ontstaat een gedetaillee
rde onderhoudshistorie van alle objecten.

De actuele status van meldingen is in ALERT duidelijk inzichtelijk op het grafisch planbord. Daarvandaan stuurt een planner een serviceverzoek bovendien eenvoudig door. De opdracht verschijnt dan real-time op de tablet van de aangewezen werknemer of in de portal van de onderaannemer.

Werknemers kunnen op hun tablet al hun servicebonnen inzien en afhandelen, inclusief de registratie van uren en gebruikte materialen. Maar ook foto’s bijvoegen van het uitgevoerde werk en digitale ondertekening van de bewoner zijn mogelijk. En is er aanvullend werk nodig? Dan maken zij ter plekke een nieuwe servicebon aan.

Tot slot houdt ALERT ook opdrachtgevers real-time op de hoogte van de voortgang van meldingen. Bewoners worden geïnformeerd over ingeplande activiteiten en opdrachtgevers krijgen toegang tot hun eigen portaal. Daar zien zij rapportages over prestatieindicatoren als responsetijd, de gemiddelde duur van een servicebezoek en de klanttevredenheid.

Lees de ervaring van een klant

IMG peter

Peter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu