Nieuwe kansen in dagelijks onderhoud!

Green sprout on white background (isolated).

Opdrachtgevers besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven met nieuwe verdienmodellen.

Opdrachtgevers zoals VVE’s, woningcorporaties of andere vastgoedbeheerders besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven. In tegenstelling tot het verleden gaan opdrachtgevers terug in het aantal onderhoudsbedrijven. Minder bedrijven die meer doen is het motto! Strengere selectie criteria om te voldoen aan de klantgerichtheid die de opdrachtgever wil uitstralen.

Geen tijd voor veranderingen 

Het dagelijks onderhoud is een professionele bezigheid en geen gatenvuller naast de grote projecten. Helaas proberen veel bedrijven toch nog op deze wijze te blijven acteren. Resultaat, opdrachten lopen terug of men valt buiten de selectie. Een belangrijke oorzaak is het niet op tijd anticiperen op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.

Nieuwe verdienmodellen

De woningcorporaties moeten bezuinigen en gaan steeds meer terug naar hun corebusiness, het faciliteren van sociale huurwoningen. Voor de onderhoudsbedrijven een uitstekende kans om diensten aan te bieden die de woningcorporatie helpen zich nog beter te profileren. Het terugdringen van kosten, verhogen van de klanttevredenheid en overnemen van taken in de dienstverlening rond de bewoner.

Intake servicemelding door aannemer

Huipen Vastgoedonderhoud uit Heemskerk en GrausBouw uit Hoensbroek zijn een stapje verder gegaan in hun dienstverlening. Beide hebben ze een callcenter ingericht met vakkundige medewerkers.   Deze nemen de telefonische servicemeldingen van de bewoner aan voor de woningcorporaties Woon op Maat en Wonen Limburg. Door het beter inschatten van de melding kunnen kosten worden bespaard en kan er tevens direct een uitvoeringsdatum worden gepland. Een extra service omdat de meldingen nu ook in de avond kunnen worden aangenomen. Dus verbreding van de service naar de bewoner.

Link naar testimonia Huipen Vastgoedonderhoud en GrausBouw

Beter geïnformeerd

De opdrachtgever wordt geïnformeerd over de meldingen, type werk en planningen
middels een internet portal. De corporatie is dus altijd real time op de hoogte van alle informatie en kan eventueel zelf nog een service opdracht aanmelden. Een extra dimensie is wel de management informatie die wordt aangeboden via de portal. Per huis, blok, straat of wijk het aantal meldingen, type werkzaamheden, tijd tussen melding en reparatie, klanttevredenheid, et cetera. KPI’s die de resultaten tonen per periode. Commercieel ook interessant bij nieuwe opdrachtgevers die willen weten hoe u acteert.

Kostenbesparing en hogere klanttevredenheid

Met een werkbon app op een tablet wordt de registratie van gewerkte uren, gebruikte
materialen en eventuele foto’s vastgelegd en on-line verstuurd naar kantoor van het onderhoudsbedrijf. Ideaal, want ook de klanttevredenheid kan direct worden vastgelegd bij ondertekening van de bewoner. Ook geen problemen meer met zoekraken van werkbonnen!

Samenwerken met onderaannemers

Als gecontracteerde partij voor een opdrachtgever kan je niet altijd alles zelf uitvoeren. Daardoor gaat er vaak veel fout in de afstemming. Zorg voor heldere aansturing via een onderaannemersportal waar alle opdrachten voor elke partij inzichtelijk zijn. Snel en real-time informatie over de werkzaamheden, calculatie, foto’s en datum gereed. Ook de gereedmelding zelf loopt via de portal zodat snelle facturering of afhandeling mogelijk is.

Integratie met ERP systeem opdrachtgever

Bij grote hoeveelheden serviceopdrachten is het mogelijk om deze via een bestand (XML) te importeren. Vaak is er dan ook besloten om de gegevens van het woningbezit van de corporatie te delen met het onderhoudsbedrijf om efficiënter te kunnen rapporteren. Uiteraard kan ook via web services de gegevens real-time worden gedeeld. Met statussen zoals ontvangen opdracht, geplande opdracht, wacht op …, te factureren, et cetera kunt u zeer eenvoudig en snel een selectie maken uit alle duizenden opdrachten. Ook is het mogelijk de standaard koppeling te gebruiken die door de VERA Stichting is vastgesteld.

Bewoner of gebouwbeheerder zelf meldingen laten doen

Steeds vaker willen bewoners of gebouwbeheerders zelf de melding doen via een internetportal of tablet. Het grote voordeel is dat op locatie direct een beschrijving van de
serviceopdracht kan worden gemaakt met eventuele foto’s. Door de real-line verbinding kan op kantoor van het onderhoudsbedrijf de planner direct de serviceopdracht aan een werknemer door sturen. Deze ontvangt op de tablet de melding en kan de reparatie uitvoeren op het afgesproken tijdstip. De bewoner of gebouwbeheerder ontvangt een SMS bericht over de afspraak.

Prestatie contracten

Ook in het dagelijks onderhoud worden steeds vaker prestatie contracten afgesproken. Vaste jaar prijzen voor het dagelijks onderhoud van een bepaalde hoeveelheid woningen. Voor een vast bedrag per jaar wordt het dagelijks onderhoud uitgevoerd. De uitgangspunten worden nauwkeurig bewaakt om eventuele afwijkingen te verrekenen. Deze resultaatgerichte afspraken besparen veel onnodige kosten zoals tienduizenden facturen per jaar maar dwingt ook af tot een betere service. Het onderhoudsbedrijf kan per bezoek veel efficiënter meerdere reparaties uitvoeren zoals een lekkende kraan maar ook gelijk de knellende deur repareren. Klanttevredenheid gaat omhoog, de kosten dalen en de marge stijgt.

ALERT voor vastgoedonderhoudsbedrijven

De juiste ICT middelen helpen u de ketenintegratie tussen de aannemer en woningcorporatie te optimaliseren. Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Centric u kan bieden voor optimale ketenintegratie bij dagelijks onderhoud?

Bel of mail mij, M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

 

Meerwerk (houtrot) app vervangt papieren werkbon!

Vooral schildSAMSUNGers en vastgoedonderhoudsbedrijven hebben te maken met meerwerk zoals houtrot wat moet worden geregistreerd. Tot mijn verbazing wordt hiervoor nog vaak een papieren meerwerk bon gebruikt…

 

Gevolg, veel extra werk om rapportage te maken voor facturatie en informatie richting de opdrachtgever. Zelfs zoek raken van bonnen behoort tot de mogelijkheden. Raar, want u laat uw vrouw toch ook niet strijken met een bout die op het gas moet worden verwarmt. Innovatie komt niet vanzelf, je moet er in investeren!

Slimme meerwerk app

Met een meerwerk app kunnen de hoeveelheden van uitgevoerde meerwerkposten, bijvoorbeeld houtrotreparaties,  of-line geregistreerd worden op een SmartPhone. Op een zelf te kiezen moment kunnen de registraties naar kantoor verstuurd worden. Per meerwerkpost kan aanvullend de meetplaats en locatieaanduiding worden aangegeven. Meetplaatsen kunnen daarbij individuele adressen zijn, maar ook bijvoorbeeld blokken, woningtypes et cetera. Tijdens en na uitvoeren van de werkzaamheden kunnen er ook foto’s worden gemaakt met de app. De app registreert automatisch bij welke meerwerkpost, meetplaats of locatie de foto hoort.

Zodra er een internetverbinding wordt gemaakt kunnen de gegevens naar kantoor worden verstuurd. De gegevens worden automatisch bij het juiste project in mappen opgeslagen waardoor er een projectdossier ontstaat.

Informatie naar de opdrachtgever

Uiteraard verwacht de opdrachtgever een opgave van het meerwerk. Op welke locatie is welk type meerwerk uitgevoerd. Met de papieren meerwerkbonnen is dat een hoop telwerk en zoekwerk om alle gegevens bij elkaar te harken en te combineren met de afgesproken prijzen uit het contract. Met een geïntegreerde software kunt u eenvoudig met een druk op de knop alle informatie uit het dossier halen en rapporteren.

Snelle facturatie!

Door de automatische dossiervorming kan er sneller worden gefactureerd en worden er geen meerwerk posten vergeten. Uiteindelijk ontstaat er een betere cash flow op uw projecten.

Ervaring uit de praktijk

Egbert Roza, directeur Roza Vastgoedonderhoud: “De werkelijk toegevoegde waarde van ons bedrijf is natuurlijk die vakman die zijn werk staat te doen. Alles daaromheen moet zo strak en compact mogelijk georganiseerd worden. Dat doen wij door al aan de basis – dus bij die vakman – zoveel mogelijk vast te leggen. Zo gebruiken we sinds kort de Meerwerk App – een app die meerwerk tijdens onderhoudsprojecten registreert. Voorheen maakten we nog tekeningen die op locatie ingekleurd moesten worden, wat er al met al niet heel fraai en presentabel uitzag. Ook moesten we de gegevens daarna nog in Excel kloppen om de kosten te berekenen. Via de app komen alle benodigde gegevens én foto’s nu rechtstreeks in ons ERP-systeem ALERT van Centric, wat ons op jaarbasis al gauw een halve fte scheelt. En – belangrijker – we onderscheiden ons er echt mee bij opdrachtgevers; het maakt het proces transparant en levert realtime informatie.” Lees het complete interview met Egbert bij testmonials

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

 

Werkbon app erg in trek in de bouw

werkbonBouwbedrijven Derksen en Singerling uit Amsterdam, Grausbouw en Loven Services uit het Limburgse Linne hebben de keuze gemaakt voor efficiënter werken gemaakt. Ook zij gaan – net als vele andere bedrijven die hen dit jaar vooraf gingen – aan de slag met de werkbon app.

 

Wouter Lips van Derksen & Singerling: “Al geruime tijd hebben we de wens om de grote hoeveelheid werkbonnen sneller te verwerken”.

Over de werkbon app
Met de werkbon app, oftewel de digitale werkbon kunnen onderhoudsbedrijven en woningcorporaties het onderhoudswerk efficiënt plannen, uitvoeren en factureren. De app registreert automatisch de tijd die aan een opdracht is besteed en al het materiaal dat daarbij is gebruikt. Foto’s die met de tablet zijn gemaakt, worden automatisch  aan de juiste opdracht in de back-office gekoppeld. Bij gereedmelding kan de bewoner een handtekening plaatsen en met een cijfer aangeven hoe tevreden hij is over de uitgevoerde werkzaamheden. Al deze informatie kan ook via een portal inzichtelijk worden gemaakt voor uw de opdrachtgever.
Tom loven, directeur-eigenaar van Loven Services:”Dat we destijds voor ALERT hebben voor afhandelen van bonnenwerk is de beste beslissing die we ooit hebben genomen”.

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

 

Ondernemers zonder bouwervaring presteren beter!

succes en failureOnzin of toch een kern van waarheid?

Steeds vaker zien we in discussies dat bouwbedrijven uitstekend vakmanschap neerzetten maar de rest is….. Marjet Rutten schreef in haar blog over de verbouwing van haar boerderij:

Vakmanschap top, de rest flop!

Waarom hebben ondernemers die uit een andere branche komen of alleen management ervaring hebben vaak meer succes dan de doorgewinterde aannemer? Geen kritiek op de doorgewinterde aannemer maar door de veranderende markt zien we verschuivingen bij particulieren en grotere opdrachtgevers zoals woningcorporaties. Expertise die tot voor kort bij een adviseur lag komt steeds vaker bij de aannemer te liggen. Het verwachtingspatroon is dus ook aan het veranderen.

Zo doen we het al jaren lang!

Doorsnee ondernemer vindt zelf dat hij het goed doet want zo doen we het al jaren lang. De vraag is of de klant dezelfde mening heeft? Productinnovatie, duurzaamheid, energie neutraal is super belangrijk maar nog belangrijker: Wat is de klantervaring? Wat wil de klant en hoe kijk hij tegen uw werkzaamheden aan. Durft u het aan om klanttevredenheid te toetsen en de aanbevelingen te gebruiken om te veranderen?

Ondernemers zonder bouwervaring

Uit de praktijk ken ik meerdere ondernemers in de bouw die geen bouwkundige achtergrond hebben maar wel een succesvolle onderneming. Hun succes zit vooral in de focus op terugdringen van interne kosten, verbeteren van cash flow, `communicatie en optimale service naar de opdrachtgever. Uiteraard is vakmanschap belangrijk en noodzakelijk maar het is niet het enige waar de opdrachtgever gelukkig van wordt. Het stapje extra  van het buiten zetten van de vuilniszak van een huurder bij een woningcorporatie tot het spontaan aanleveren van een klanttevredenheid onderzoek van het dagelijks onderhoud. Tot concreet advies op basis van door u opgebouwde KPI’s die via een internet portal aan de opdrachtgever worden aangeboden.

Communicatie via social media en websites 

opdrachtgeverportal Naast het vakmanschap is communicatie een steeds belangrijker middel geworden om het verwachtingspatroon te managen. Bij ondernemers die uit een andere branche komen zien we dat zij meer aandacht besteden aan innovatie op gebied van ICT om de processen te optimaliseren en de communicatie te verbeteren. Andere branches zijn over het algemeen minder conservatief dan de bouw. Wees kritisch op uw onderneming en zet slimme ICT middelen in zoals apps en portals om uw communicatie te verbeteren.

 

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu