Nieuwe kansen in dagelijks onderhoud!

Green sprout on white background (isolated).

Opdrachtgevers besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven met nieuwe verdienmodellen.

Opdrachtgevers zoals VVE’s, woningcorporaties of andere vastgoedbeheerders besteden steeds vaker het dagelijks onderhoud uit aan gespecialiseerde bedrijven. In tegenstelling tot het verleden gaan opdrachtgevers terug in het aantal onderhoudsbedrijven. Minder bedrijven die meer doen is het motto! Strengere selectie criteria om te voldoen aan de klantgerichtheid die de opdrachtgever wil uitstralen.

Geen tijd voor veranderingen 

Het dagelijks onderhoud is een professionele bezigheid en geen gatenvuller naast de grote projecten. Helaas proberen veel bedrijven toch nog op deze wijze te blijven acteren. Resultaat, opdrachten lopen terug of men valt buiten de selectie. Een belangrijke oorzaak is het niet op tijd anticiperen op veranderingen en nieuwe ontwikkelingen.

Nieuwe verdienmodellen

De woningcorporaties moeten bezuinigen en gaan steeds meer terug naar hun corebusiness, het faciliteren van sociale huurwoningen. Voor de onderhoudsbedrijven een uitstekende kans om diensten aan te bieden die de woningcorporatie helpen zich nog beter te profileren. Het terugdringen van kosten, verhogen van de klanttevredenheid en overnemen van taken in de dienstverlening rond de bewoner.

Intake servicemelding door aannemer

Huipen Vastgoedonderhoud uit Heemskerk en GrausBouw uit Hoensbroek zijn een stapje verder gegaan in hun dienstverlening. Beide hebben ze een callcenter ingericht met vakkundige medewerkers.   Deze nemen de telefonische servicemeldingen van de bewoner aan voor de woningcorporaties Woon op Maat en Wonen Limburg. Door het beter inschatten van de melding kunnen kosten worden bespaard en kan er tevens direct een uitvoeringsdatum worden gepland. Een extra service omdat de meldingen nu ook in de avond kunnen worden aangenomen. Dus verbreding van de service naar de bewoner.

Link naar testimonia Huipen Vastgoedonderhoud en GrausBouw

Beter geïnformeerd

De opdrachtgever wordt geïnformeerd over de meldingen, type werk en planningen
middels een internet portal. De corporatie is dus altijd real time op de hoogte van alle informatie en kan eventueel zelf nog een service opdracht aanmelden. Een extra dimensie is wel de management informatie die wordt aangeboden via de portal. Per huis, blok, straat of wijk het aantal meldingen, type werkzaamheden, tijd tussen melding en reparatie, klanttevredenheid, et cetera. KPI’s die de resultaten tonen per periode. Commercieel ook interessant bij nieuwe opdrachtgevers die willen weten hoe u acteert.

Kostenbesparing en hogere klanttevredenheid

Met een werkbon app op een tablet wordt de registratie van gewerkte uren, gebruikte
materialen en eventuele foto’s vastgelegd en on-line verstuurd naar kantoor van het onderhoudsbedrijf. Ideaal, want ook de klanttevredenheid kan direct worden vastgelegd bij ondertekening van de bewoner. Ook geen problemen meer met zoekraken van werkbonnen!

Samenwerken met onderaannemers

Als gecontracteerde partij voor een opdrachtgever kan je niet altijd alles zelf uitvoeren. Daardoor gaat er vaak veel fout in de afstemming. Zorg voor heldere aansturing via een onderaannemersportal waar alle opdrachten voor elke partij inzichtelijk zijn. Snel en real-time informatie over de werkzaamheden, calculatie, foto’s en datum gereed. Ook de gereedmelding zelf loopt via de portal zodat snelle facturering of afhandeling mogelijk is.

Integratie met ERP systeem opdrachtgever

Bij grote hoeveelheden serviceopdrachten is het mogelijk om deze via een bestand (XML) te importeren. Vaak is er dan ook besloten om de gegevens van het woningbezit van de corporatie te delen met het onderhoudsbedrijf om efficiënter te kunnen rapporteren. Uiteraard kan ook via web services de gegevens real-time worden gedeeld. Met statussen zoals ontvangen opdracht, geplande opdracht, wacht op …, te factureren, et cetera kunt u zeer eenvoudig en snel een selectie maken uit alle duizenden opdrachten. Ook is het mogelijk de standaard koppeling te gebruiken die door de VERA Stichting is vastgesteld.

Bewoner of gebouwbeheerder zelf meldingen laten doen

Steeds vaker willen bewoners of gebouwbeheerders zelf de melding doen via een internetportal of tablet. Het grote voordeel is dat op locatie direct een beschrijving van de
serviceopdracht kan worden gemaakt met eventuele foto’s. Door de real-line verbinding kan op kantoor van het onderhoudsbedrijf de planner direct de serviceopdracht aan een werknemer door sturen. Deze ontvangt op de tablet de melding en kan de reparatie uitvoeren op het afgesproken tijdstip. De bewoner of gebouwbeheerder ontvangt een SMS bericht over de afspraak.

Prestatie contracten

Ook in het dagelijks onderhoud worden steeds vaker prestatie contracten afgesproken. Vaste jaar prijzen voor het dagelijks onderhoud van een bepaalde hoeveelheid woningen. Voor een vast bedrag per jaar wordt het dagelijks onderhoud uitgevoerd. De uitgangspunten worden nauwkeurig bewaakt om eventuele afwijkingen te verrekenen. Deze resultaatgerichte afspraken besparen veel onnodige kosten zoals tienduizenden facturen per jaar maar dwingt ook af tot een betere service. Het onderhoudsbedrijf kan per bezoek veel efficiënter meerdere reparaties uitvoeren zoals een lekkende kraan maar ook gelijk de knellende deur repareren. Klanttevredenheid gaat omhoog, de kosten dalen en de marge stijgt.

ALERT voor vastgoedonderhoudsbedrijven

De juiste ICT middelen helpen u de ketenintegratie tussen de aannemer en woningcorporatie te optimaliseren. Wilt u meer weten over de mogelijkheden die Centric u kan bieden voor optimale ketenintegratie bij dagelijks onderhoud?

Bel of mail mij, M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

 

Met tablet meer efficientie in de bouw

werkbonWaarom zou je als bouwbedrijf eigenlijk een tablet aan werknemers ter beschikking stellen? Veel ondernemers zien nog bezwaren. Ze zien het als social media-speeltje, vinden hun medewerkers te oud, de investeringen te hoog of vragen zich af of het wel veilig is. Maar is deze beeldvorming terecht? En hoe kan de tablet bijdragen aan meer rendement in uw onderneming?

Bij bouwbedrijven zie ik dagelijks op de werkvloer nog veel onnodige verspillingen.  Urenbriefjes, weekstaten, werkbonnen, inspectieopnames, productieopgaves die allemaal nog handmatig op papier worden ingevuld en daarna naar kantoor worden verstuurd om daar te worden verwerkt in het ERP-systeem. Met alle bijkomende risico’s zoals zoekraken, foutief invullen, vertraging en dubbele handelingen. Het geheel brengt vaak – ongemerkt – hoge kosten met zich mee.

Tablets in de bouw

Het tabletgebruik door Nederlandse bedrijven is in het eerste kwartaal van 2014 gestegen ten opzichte van dezelfde periode in 2013. Dit blijkt uit onderzoek van Computer Profile. Het zakelijk gebruik is de afgelopen maanden zelfs met 28 procent toegenomen. Uit recent onderzoek van BouwKennis blijkt dat op dit moment al gemiddeld 38 procent van de mensen die actief is in de bouwketen in bezit is van een tablet. 14 procent geeft aan binnen een jaar alsnog een tablet te willen hebben. Naast mobiele devices zoals tablets en smartphones worden internetportalen steeds vaker ingezet voor communicatie tussen partijen in de keten. Denk hierbij aan portals  voor opdrachtgevers, onderaannemers en bewoners.

Focus op efficiëntie met apps voor de bouw

Via een webserver worden gegevens veilig tussen het ERP-systeem en de mobiele devices uitgewisseld. De verschillende apps zorgen dat de processen op een efficiënte en gebruiksvriendelijke manier worden afgewikkeld. Belangrijke voordelen zijn onder andere:

  • Gebruikersvriendelijk en moderne uitstraling
  • Online opvragen en vastleggen in ERP-systeem
  • Vastlegging van gegevens bij de bron
  • Geen dubbele handelingen, dus minder foutkansen
  • Foto’s direct doorsturen naar het juiste procesdossier op kantoor

Besparen met een app voor urenregistatie

Een goed voorbeeld is de app voor urenregistratie. Elk bouwbedrijf heeft te maken met een uitgebreide urenregistratie. Voor medewerkers die op veel verschillende projecten werken, is de registratie van de uren vaak tijdrovend. Vaak moet het project, de bewakingscode en de uursoort worden opgegeven. Met een urenregistratie-app kan de werknemer op de smartphone of tablet elk moment van de dag zijn urenopgave doen. Hij kan alleen uren boeken op de projecten waarop hij is ingepland. Uursoorten zoals ziekteuren, overuren et cetera kunnen ook worden opgegeven en alle uren worden direct online bijgewerkt in het  ERP-systeem op kantoor. Uiteraard kan een verantwoordelijk medewerker daar aan het eind van de week een laatste controle op uitvoeren. Klaar met de zoekgeraakte urenbriefjes,  de dubbele handelingen, uurboekingen op verkeerde codes en onnodige reistijd naar kantoor.

Van BIM tot IKEA

Er komen steeds meer apps op de markt die gegevens ontsluiten via een tablet naar de medewerker op locatie. Van de inspectieopname-app voor RGS en 3D-modellen uit BIM tot de IKEA-app met augmented reality waarmee je een 3D-beeld  van een product  in je eigen huis kunt plaatsen.  Door de toegenomen behoefte aan transparantie en de vraag naar het delen van kennis en informatie in de markt zal de ontsluiting van gegevens steeds vaker via mobiele devices worden aangeboden.

IMG peter

Peter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

Hoe ondersteun je het volledige onderhoudsproces?

Onderhoudsbedrijven nemen steeds vaker het volledige onderhoudsproces over voor hun opdrachtgevers. Een uitstekende administratie is hierbij cruciaal.

bouwcartoon2ALERT helpt onderhoudsbedrijven bij de registratie, verwerking en rapportage van alle servicemeldingen. Zodra deze binnenkomen via de telefonische servicedesk, e-mail of door bestandsuitwisseling, registreert ALERT de meldingen op het juiste object. Hierdoor ontstaat een gedetaillee
rde onderhoudshistorie van alle objecten.

De actuele status van meldingen is in ALERT duidelijk inzichtelijk op het grafisch planbord. Daarvandaan stuurt een planner een serviceverzoek bovendien eenvoudig door. De opdracht verschijnt dan real-time op de tablet van de aangewezen werknemer of in de portal van de onderaannemer.

Werknemers kunnen op hun tablet al hun servicebonnen inzien en afhandelen, inclusief de registratie van uren en gebruikte materialen. Maar ook foto’s bijvoegen van het uitgevoerde werk en digitale ondertekening van de bewoner zijn mogelijk. En is er aanvullend werk nodig? Dan maken zij ter plekke een nieuwe servicebon aan.

Tot slot houdt ALERT ook opdrachtgevers real-time op de hoogte van de voortgang van meldingen. Bewoners worden geïnformeerd over ingeplande activiteiten en opdrachtgevers krijgen toegang tot hun eigen portaal. Daar zien zij rapportages over prestatieindicatoren als responsetijd, de gemiddelde duur van een servicebezoek en de klanttevredenheid.

Lees de ervaring van een klant

IMG peter

Peter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

 

Meerwerk (houtrot) app vervangt papieren werkbon!

Vooral schildSAMSUNGers en vastgoedonderhoudsbedrijven hebben te maken met meerwerk zoals houtrot wat moet worden geregistreerd. Tot mijn verbazing wordt hiervoor nog vaak een papieren meerwerk bon gebruikt…

 

Gevolg, veel extra werk om rapportage te maken voor facturatie en informatie richting de opdrachtgever. Zelfs zoek raken van bonnen behoort tot de mogelijkheden. Raar, want u laat uw vrouw toch ook niet strijken met een bout die op het gas moet worden verwarmt. Innovatie komt niet vanzelf, je moet er in investeren!

Slimme meerwerk app

Met een meerwerk app kunnen de hoeveelheden van uitgevoerde meerwerkposten, bijvoorbeeld houtrotreparaties,  of-line geregistreerd worden op een SmartPhone. Op een zelf te kiezen moment kunnen de registraties naar kantoor verstuurd worden. Per meerwerkpost kan aanvullend de meetplaats en locatieaanduiding worden aangegeven. Meetplaatsen kunnen daarbij individuele adressen zijn, maar ook bijvoorbeeld blokken, woningtypes et cetera. Tijdens en na uitvoeren van de werkzaamheden kunnen er ook foto’s worden gemaakt met de app. De app registreert automatisch bij welke meerwerkpost, meetplaats of locatie de foto hoort.

Zodra er een internetverbinding wordt gemaakt kunnen de gegevens naar kantoor worden verstuurd. De gegevens worden automatisch bij het juiste project in mappen opgeslagen waardoor er een projectdossier ontstaat.

Informatie naar de opdrachtgever

Uiteraard verwacht de opdrachtgever een opgave van het meerwerk. Op welke locatie is welk type meerwerk uitgevoerd. Met de papieren meerwerkbonnen is dat een hoop telwerk en zoekwerk om alle gegevens bij elkaar te harken en te combineren met de afgesproken prijzen uit het contract. Met een geïntegreerde software kunt u eenvoudig met een druk op de knop alle informatie uit het dossier halen en rapporteren.

Snelle facturatie!

Door de automatische dossiervorming kan er sneller worden gefactureerd en worden er geen meerwerk posten vergeten. Uiteindelijk ontstaat er een betere cash flow op uw projecten.

Ervaring uit de praktijk

Egbert Roza, directeur Roza Vastgoedonderhoud: “De werkelijk toegevoegde waarde van ons bedrijf is natuurlijk die vakman die zijn werk staat te doen. Alles daaromheen moet zo strak en compact mogelijk georganiseerd worden. Dat doen wij door al aan de basis – dus bij die vakman – zoveel mogelijk vast te leggen. Zo gebruiken we sinds kort de Meerwerk App – een app die meerwerk tijdens onderhoudsprojecten registreert. Voorheen maakten we nog tekeningen die op locatie ingekleurd moesten worden, wat er al met al niet heel fraai en presentabel uitzag. Ook moesten we de gegevens daarna nog in Excel kloppen om de kosten te berekenen. Via de app komen alle benodigde gegevens én foto’s nu rechtstreeks in ons ERP-systeem ALERT van Centric, wat ons op jaarbasis al gauw een halve fte scheelt. En – belangrijker – we onderscheiden ons er echt mee bij opdrachtgevers; het maakt het proces transparant en levert realtime informatie.” Lees het complete interview met Egbert bij testmonials

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu

 

Creëren, beheren en uitvoeren in vastgoedonderhoud


markthalCentraal thema daarbij is, vanuit een BIM-model, data opnieuw te gebruiken in een MJOP en ERP door het koppelen van andere systemen volgens het proces: Creëren, Beheren en Uitvoeren.

 

Drie partijen hebben daarbij de handen ineen geslagen om daar een gesloten workflow voor te ontwikkelen:

  • Creëren via BIM en Autodesk Revit door CAD & Company
  • Beheren via een Meerjarenonderhoudsplan (MJOP) in O-Prognose van Plandatis
  • Uitvoeren via het calculeren en opstellen van scenario’s in Alert (ERP)  van Centric.

Expertise van vastgoedonderhoudsbedrijven

Opdrachtgevers zoals corporaties maken steeds vaker gebruik van de expertise van vastgoedonderhoudsbedrijven. Van het digitaliseren van het vastgoed tot het maken van een MeerJaren OnderhoudsPlanning (MJOP) en een gedetailleerde meerjarenbegroting. (MJOB) voor de uitvoering. Een goede samenwerking is dus essentieel!

Hoe werkt het…

De koppeling van Autodesk Revit met O-Prognose is erop gebaseerd, dat elementen met gegevens zoals materiaalsoort, locatie en hoeveelheden met onderbouwing vanuit Revit in O-Prognose worden ingelezen. Op basis van de unieke Nl-SfB code worden in O-Prognose automatisch de onderhoudshandelingen met normkosten en cyclustijden hieraan gekoppeld en wordt zo direct een MJOP gegenereerd. Indien daarnaast ook een inspectie wordt uitgevoerd, kunnen ook de inspectieresultaten zoals conditiemeting en foto’s daaraan worden gekoppeld.

De resultaten daarvan kunnen worden geëxporteerd naar Autodesk Navisworks. Hiermee kunnen de onderhoudsgegevens zoals Conditie en Jaar van onderhoud in 3D getoond worden. Complexe gebreken kunnen zo goed worden beoordeeld en het wordt meteen inzichtelijk wie  verantwoordelijk is voor welk deel van het onderhoud.

De raming van de kosten kan worden geëxporteerd naar het ERP systeem ALERT, waar een uitvoeringsbegroting kan worden gemaakt met scenario’s en een meerjarenbegroting. Alle processen van relatiebeheer, resultaatgericht samenwerken en calculatie tot projectbewaking en nazorg zijn geïntegreerd in het ERP systeem ALERT.

 

IMG peterPeter Stolk is als senior accountmanager werkzaam bij Centric en houdt zich onder andere bezig met new business en accountmanagement. Daarnaast is hij nauw betrokken bij de ontwikkeling van de visie en strategie van Centric voor de komende jaren voor bouw en vastgoedonderhoud.

M-06 10 91 02 51 of peter.stolk@centric.eu